Avez-vous déjà organisé une conférence Web pour présenter vos produits et services ou encore pour former et supporter votre équipe et vos clients? Les solutions de présentation en ligne sont sans doute l’un des moyens les plus économiques et efficaces pour vendre ses produits et services. Voici quelques conseils qui vous aideront à bien préparer et mener votre prochaine conférence Web.
Les conférences Web offrent plusieurs avantages. Elles vous permettent entre autres de maximiser votre temps, d’offrir des réponses précises et de bien illustrer vos propos. Voici quelques cas où l’utilisation d’une conférence Web pourrait être utile pour votre entreprise:
Présentez vos produits et services à une entreprise qui se trouve dans une région éloignée
- Formez les différentes équipes de votre organisation;
- Supportez et formez vos clients;
- Organisez des réunions avec vos clients et partenaires;
- Organisez un événement Web.
Définissez les objectifs, le titre et l’horaire de votre conférence Web
Pour que vos conférences Web soient un succès, vous devez les préparer. Il est important de bien définir les objectifs de chacune de vos rencontres. Si vous planifiez ce type de rencontre pour vendre vos produits et services, créez une présentation PowerPoint punchée.
Cette présentation sera votre «pitch» de vente. Soyez zen, ne surchargez pas vos diapositives et utilisez une police de caractère simple. Si votre rencontre a une durée de 30 minutes, prévoyez au moins 10 minutes pour les questions ou du moins discutez avec votre client ou futur client.
Organisez quelques répétitions avant de vous lancer
La clé de la réussite d’une conférence Web réside dans la préparation. Évidemment, vous connaissez bien vos produits et services, mais il est aussi important de bien comprendre et maitriser votre service de conférence Web.
Organisez quelques répétitions à l’interne. Elles vous permettront de vous familiariser avec votre service de conférence Web. Cette étape est importante, elle vous permettra d’éviter des distractions.
Envoyez un courriel de rappel aux participants
La veille de votre événement, envoyez un courriel qui rappellera la thématique, la date et l’heure de votre conférence Web.
Préparez votre conférence 30 minutes avant qu’elle ne débute
Lorsque vous organisez une conférence Web, il est important de vous assurer que votre connexion au système de conférence fonctionne bien et que votre Webcam et votre micro ou casque d’écoute soient bien branchés. De plus, ouvrez la conférence Web environ 15 minutes avant qu’elle ne débute.
Banal me direz-vous? Absolument pas. Si vous prenez dix minutes au début de la conférence Web pour ajuster la technique, vous risquez de perdre l’attention des participants.
Lorsque vous débutez votre conférence Web, assurez-vous d’avoir une diapositive PowerPoint sur laquelle apparaît le nom de votre entreprise, le nom de l’organisateur, le titre de la conférence Web et le numéro de téléphone qui permettra d’y participer.
Au début de la conférence, présentez-vous et décrivez l’horaire de la rencontre. Demandez aux participants de mettre leur ligne en mode silence lorsqu’ils ne s’expriment pas. Cette action vous permettra de réduire le bruit ambiant sur la ligne.
Soyez attentif! Comme les participants sont distants, vous devez être très attentifs aux questions, soupirs et autres signes d’impatience. Posez régulièrement des questions aux participants pour vous assurer que votre message est clair. Une fois en place et bien rodée, la conférence Web peut devenir un élément important dans le développement des affaires de votre entreprise.
Benoit Descary