La multiplication des smartphones et appareils mobiles permettant de consulter ses courriels à peu près partout a accéléré la rapidité des échanges de courriels. Les boites courriel sont devenues des espaces de conversation instantanée. Je reçois un nouveau courriel, je réponds immédiatement. Ce type d’échange peut cependant avoir des effets pervers.

Plutôt que d’améliorer la productivité, la réponse instantanée peut s’avérer totalement improductive. Tous les spécialistes de gestion du temps vous diront qu’il est préférable de planifier et d’ajouter à votre planning quotidien des plages de consultation de courriels. Évidemment, il n’est pas toujours facile, voire parfois impossible, de planifier toutes nos communications courriels.

L’une des façons de briser l’instantanéité du courriel est de planifier sa livraison dans un futur rapproché. Vous écrivez votre courriel et il sera automatiquement envoyé à la date et l’heure que vous désirez. À ma connaissance, aucun service de courriel Web n’offre la possibilité de retarder ou planifier la livraison d’un courriel. Pour ma part, c’est probablement l’une des fonctionnalités à laquelle j’aimerais avoir accès sur mon compte Gmail.

Sur nos postes de travail, il existe cependant des façons de briser l’instantanéité des conversations courriel. En effet, sur la plupart des applications mail, il est possible de planifier l’envoi d’un mail. De plus, quelques applications Web permettent d’envoyer un courriel dans un futur rapproché. Dans la 2ème partie de ce billet, j’aborderai quelques pistes qui permettent de retarder vos courriels.
Et vous, que pensez-vous des échanges de courriels instantanés?
Benoit Descary

Fast mail versus slow mail : 2ème partie

5 COMMENTAIRES

  1. Tout à fait d’accord ! Je suis accro à ma boite mail et pourtant quelle perte de temps. Sans considérer le temps effectif passer à lire, trier et répondre à mes mails, à toutes heures de la journée et presque de la nuit, il est nécessaire de prendre en compte l’énergie que ça nous pompe.
    On perd la concentration qu’on avait en effectuant une tache, on doit se remémorer à la volée les infos du dossier dont parle le mail ou le planning de nos prochaines vacances pour répondre aux copains, ou encore, on se sent obligé d’aller lire la réponse qui a été posté à notre question sur l’un des forums ou blogs que l’on fréquente.

    Inévitablement, la réponse va amener d’autres questions et quelques liens qui vont nous prendre un bon quart d’heure avant que l’on retourne à la tache initiale …. quel gachis d’énergie et d’efficacité.

    J’essaye donc de m’autodiscipliner : réceptionner les mails une fois toutes les deux heures devraient suffir. Répondre à toutes celles qui sont urgentes. Stocker les autres plus personnelles pour y répondre à la pause déjeuner ou le soir…..

    Mais soyons honnête : autant je sais parfaitement n’allumer ma télé que lorsque je sais exactement ce que je vais y regarder. De même, je sais éteindre mon portable dès que je suis en rendez-vous, au resto, au ciné ou tout simplement lorsque je ne veux pas être jointe …. autant je suis accro aux mails …..

  2. Dans le travail c’est un réel problème, la pluspart des gens pensent :

    1. Un mail envoyé est un mail reçu

    2. Un mail reçu est un mail lu et traité

    C’est faux et c’est difficile à faire accepter.
    Le mail ne doit pas être un moyen de communication instantané; il existe des supports pour ça (téléphone, mobile, SMS, chat type MSN – GTALK – ICQ, etc.) et si il existe effectivement le terme de messagerie instantannée (chat) c’est bien que la messagerie (tout court) ne l’est pas.

    Un mail est une lettre électronique, elle permet de donner une valeur d’écrit à un message qui resterait oral si il était transmis par téléphone. Personnellement je ne survole ma boite de réception professionnelle qu’une fois toute les heures uniquement pour visualiser s’il n’y a pas une urgence. Ensuite une fois par 1/2 journée (plus souvent en période hot) je la traite en profondeur.
    Je suis d’ailleurs férocement opposé au mail « nomade » type blackberry ou iPhone. Un mail se traite assis à un bureau, tasse de café à la main.
    Effectivement le mail nomade est pratique, mais à quel prix ?
    Pression constante, augmentation du sentiment d’instantannéité du courriel et absence de « temps creux » où on peut prendre du recul sur son travail et décider sereinement des actions à mener.

    Bien sûr il est pratique de pouvoir consulter ces mails partout et tout le temps, mais un pc portable WIFI, un webmail ou un accès web à un serveur exchange suffit, pas le peine de les avoir en permanence dans sa poche.

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