Vous organisez une réunion et vos participants proviennent de plusieurs sociétés différentes. Comment éviter l’envoi d’une multitude de courriels pour essayer de trouver une plage horaire où tous les participants sont disponibles au même moment? La solution est simple, utilisez une application Web vous permettant de sonder vos invités
Je vous présente donc ici sept services qui vous permettront d’organiser efficacement vos réunions. Ils sont tous gratuits et certains d’entre eux ne nécessitent pas d’inscription.
When is Good est un service très simple qui vous permet d’organiser une réunion en sélectionnant plusieurs plages horaires sur le calendrier Web de ce service. Si vos invités proviennent de plusieurs fuseaux horaires différents, vous pouvez activer la fonctionnalité « turn on time Zone ». Une fois votre sélection complétée, vous entrez votre adresse mail et When is Good vous fera parvenir un courriel que vous pourrez transmettre à vos participants. Lorsque vos invités répondent au sondage, ils n’apercevront que les plages horaires que vous avez sélectionnées sur le calendrier.
jiffle vous permet non seulement de sonder les participants invités à un événement pour connaître leurs disponibilités, mais en plus il permet aux contacts à qui vous avez distribué l’URL de consulter votre calendrier public. Si vous êtes consultant, ce service pourrait être utile à vos clients pour non seulement pour connaître vos disponibilités, mais aussi pour vous envoyer une demande de rendez-vous depuis jiffle. Ce service se synchronise avec Outlook et Google Calendar.
Tungle diffère des deux services précédents, car il nécessite l’installation d’une application. Une fois installé, ce service devient un plugin d’Outlook. Lorsque vous utilisez Tungle dans un groupe de travail, il permet de visualiser l’emploi du temps des membre de votre groupe. Il est aussi possible d’inviter des participants qui ne possèdent pas Tungle. Une page Web sur laquelle se trouve votre événement sera automatiquement créée et vos participants pourront répondre à l’invitation depuis cet endroit
Doodle est l’un de mes favoris. Simple, rapide et disponible en version française ce service vous permet de créer en quelques secondes un sondage pour connaître la disponibilité de vos participants. Vous créez tout d’abord votre sondage en entrant le titre de votre événement, sa description, votre nom et votre adresse courriel. Par la suite, vous sélectionnez les dates tentatives de votre événement ainsi que les heures auxquelles se tiendrait votre événement. Doodle vous fait parvenir les liens que vous transmettrez à vos invités.
Diarised ne nécessite aucune inscription. Dans un premier temps, vous ajoutez les noms des participants, par la suite vous entrez leur adresse courriel. Vous êtes maintenant prêt à envoyer l’invitation à votre réunion. Chacun des invités recevra cette invitation par courriel. Un lien présent sur le courriel d’invitation leur permettra de sélectionner la ou les plages horaires leur convenant le mieux.
ScheduleOnce est lui aussi gratuit et ne nécessite aucune inscription. Vous accédez à la page Web de ScheduleOnce, puis vous proposez différentes plages horaires possibles pour votre réunion. Ensuite, ScheduleOnce, vous fournira deux liens. Un lien que vous faites parvenir à vos invités où ceux-ci n’auront qu’à entrer leur fuseau horaire et la plage horaire qui leur convient. L’autre lien vous servira à suivre l’évolution des réponses.
TimeBridge se présente comme étant le courtier de votre temps. Plus complexe à manipuler que les services précédents, TimeBridge est compatible avec Outlook et Google Agenda. TimeBridge gère jusqu’à cinq plages horaires sur une même demande de réunion. Ce système prend aussi en charge les fuseaux horaires et mettra automatiquement votre Outlook à jour lorsque tous les participants auront fait leur choix. TimeBridge sélectionne automatiquement le meilleur temps pour cette réunion et notifie les participants en leur indiquant à quel moment aura lieu la réunion.
Benoit Descary