Voici un nouveau service fort utile pour ceux qui organisent souvent des réunions. C’est un système de gestion du temps qui permet d’établir la meilleure plage horaire pour les participants à une réunion. Il se nomme TimeBride et se présente comme étant le courtier de votre temps.
Lorsque vous organisez des réunions avec plusieurs participants, il est parfois difficile de définir une plage horaire commune où tous les participants seront disponibles en même temps. TimeBridge vous permet de gérer efficacement les demandes de réunion. Lorsque vous désirez organiser une réunion, vous cliquez sur « New Meeting » dans la barre d’outils de votre Outlook (TimeBridge ne fonctionne qu’avec Outlook).
Aussitôt, Outlook crée un nouveau courriel, par contre celui-ci possède un volet du côté droit de la fenêtre du courriel. C’est là que vous trouverez le gestionnaire TimeBridge. C’est en fait un calendrier sur lequel apparaissent vos rendez-vous. Dans un premier temps, vous sélectionnez les plages horaires tentatives pour votre réunion. Automatiquement votre courriel se met à jour pour correspondre à ce que vous avez sélectionné sur votre calendrier. Ensuite vous envoyez votre courriel aux participants.
Si le participant qui reçoit une invitation de TimeBridge est déjà membre de ce service, il pourra répondre aux demandes de réunions depuis Outlook. Par contre comme ce service est nouveau, la pluspart du temps vos participants devront cliquer sur un lien URL pour atteindre l’espace Web de votre réunion qui réside chez TImeBridge. Sur cet Espace, vous aurez tout le détail de la réunion. Le participant sélectionne la ou les meilleures plages horaires qui lui conviennent. Vous pouvez sélectionner en répondant »Yes », « Best » et « No ».
TimeBridge gère jusqu’à cinq plages horaires sur une même demande de réunion. Ce système prend aussi en charge les fuseaux horaires et mettra automatiquement votre Outlook à jour lorsque tous les participants auront fait leur choix. TimeBridge sélectionne automatiquement le meilleur temps pour cette réunion et notifie les participants en leur indiquant à quel moment la réunion aura lieu. Ceux-ci pourront télécharger les informations de la réunion vers leur Outlook depuis l’espace Web de TimeBridge.
J’aime bien ce service par contre, je le trouve un peu complexe à manipuler. Si tous les participants à votre réunion possèdent la barre d’outils TimeBridge sur leur Outlook, les demandes et réponses sont simplissimes. Là où le système devient plus compliqué, ce sera lorsque vos participants n’ont jamais utilisé TimeBridge. La première fois que vous utilisez ce service et que vous répondez à une demande de réunion, vous devrez vous inscrire sur le système. Plusieurs participants n’aimeront peut-être pas donner leur adresse courriel et leur nom à TimeBridge. De plus, cette étape ralentit le processus de réponse et brise la fluidité de ce service. Curieusement, il est plus simple d’organiser une réunion que d’y répondre.
Donc un bon service dans la mesure où tous vos participants sont membres de TimeBridge. Sinon, il y aurait une simplification du processus de réponse pour ceux qui ne sont pas membres, mais qui doivent répondre à des demandes TimeBridge.
Benoit Descary
Lien : http://www.timebridge.com
