Bureau numérique : numérisez vos documents et factures et jetez les originaux

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Il est de plus en plus facile de numériser vos documents et de les déposer dans un répertoire Web comme Dropbox Google Drive ou sur Evernote. Une fois numérisés, vos documents libèrent de l’espace dans vos classeurs, mais surtout, ils sont facilement accessibles.

Les bénéfices qu’offre la numérisation de vos documents
La numérisation offre d’autres bénéfices.  Vous aurez accès à vos documents depuis n’importe quel ordinateur et comme vos documents se retrouveront à la fois sur plusieurs ordinateurs et sur le Web, vous aurez accès à une copie en cas de sinistre ou vol.

Classer vos documents
Pour être efficace, vous devez classer vos documents dans des répertoires qui faciliteront leur découverte. Par exemple, un répertoire factures fournisseurs sera accompagné de sous-répertoires pour les années et les mois. Il faut bien entendu que vous ajoutiez un titre précis à chacun de vos documents. De cette façon, vous pourrez rapidement récupérer vos documents.

Débutez maintenant, ne numérisez pas le passé
À mon sens la numérisation des factures, notes et autres documents est plus simple si vous oubliez le passé. Débutez à compter de maintenant. Revenir vers le passé est à mon avis une perte de temps.

Sélectionnez les outils que vous utiliserez
La première étape consiste à évaluer les outils qui vous aideront à numériser vos documents et de choisir le système de stockage sur lequel vous déposerez votre documentation.

L’outil que tout le monde possède, c’est sans doute l’imprimante multifonctionnelle. Elle est utile pour les documents possédant de nombreuses pages comme les contrats ou polices d’assurance. Par contre, personnellement, je trouve que c’est l’appareil photo du téléphone intelligent ou de la tablette qui est l’outil le plus efficace.


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Jumellé à des applications telles que Scanner Pro (iPhone, iPad) et CamScanner Pro (Android) votre smartphone pourra non seulement numérisé vos documents, mais aussi les transmettre au service de stockage Web de votre choix. C’est beaucoup plus rapide que d’utiliser un scanneur conventionnel.

Voici les outils que j’utilise:

J’ai choisi Google Drive parce que j’utilise Google Apps, Gmail et la portion Google Docs de Drive. Ce système synchronise mes documents sur mon disque dur Web mais auss sur mes deux ordinateurs.

Evernote est une excellente solution pour ceux qui désirent avoir la possibilité de rechercher le texte contenu sur les PDF. Ce service possède un moteur de recherche redoutable. Comme pour Drive, cette solution synchronise aussi vos documents sur un espace Web.

La sécurité
Lorsque vous stockez vos documents sur le Web, vous devez choisir un mot de passe complexe. Idéalement, vous devriez le généré depuis un système comme LastPass1Password ou Keepass (Open source). Je vous suggère aussi de choisir des services de stockage de fichiers Web qui offrent la double authentification.

Cette technique vous permet de mieux sécuriser vos données. En plus de votre mot de passe, vous devrez saisir un code de sécurité unique qui vous sera transmis par texto ou via une application comme Google Authenticator.

La numérisation des documents plus simple aujourd’hui qu’elle ne l’était il y a trois ou quatre ans. L’espace de stockage Web coute moins cher, il est plus facile à utiliser et il y a un plus grand nombre de fournisseurs qui offre leur facture ou document au format numérique. N’oubliez pas que cette méthode est aussi valable pour vos factures et paperasses personnelles. De votre côté, numérisez-vous vos documents?

Benoit Descary

18 Commentaires

  1. Je ne suis pas d’accord avec : « numérisé le passé est une perte de temps ». Je suis totalement d’accord avec ce billet et je me bats au sein de mon entreprise pour leur faire adopter ce mode de fonctionnement mais on doit gérer une base de donnée conséquente composée de dossier client et on est obligé de numérisé le passé.

    • Bonjour Thibaud,
      À mon avis, il est plus simple de débuter maintenant et de numériser vers le futur. Je pense que beaucoup de personnes ne numérisent pas parce qu’ils perçoivent la tâche de tout numériser comme étant monumentale.

  2. Benoit, merci de ce pappier. Je voulais partager mon expérience.

    Je numérise tout (tout!) depuis au moins 4 ans à l’aide d’un scanner fujitsu scansnap et ca fonctionne très bien (sauf les cartes d’affaires que je prends simplement en photo!). Tout est conservé sur mon ordinateur mais aussi automatiquement transféré vers mon Google drive via l’outil de synchronisation natif. Le processus et les outils fonctionnent très bien mais il reste encore plusieurs limites / contraintes:
    1- il faut conserver le papier pour plusieurs choses, principalement les documents légaux et les documents fiscaux. Je constate que les comptables reçoivent les fichiers électroniques avec plaisir… mais réimpriment tout par la suite – c’est plus écologique de leur remettre le papier!
    2- la routine de scan-trash doit faire partie de votre rituel et honnêtement c’est une étape supplémentaire (bien que rapide): plusieurs abandonneront avant de voir les bénéfices du tout numériques (ca prends des années mais ca vaut le coût)
    3- il faut encore classer les documents correctement sinon on ne s’y retrouve plus! La reconnaissance de caractères (OCR), la recherche et toutes ces autres belles choses ne fonctionnent pas encore très bien quand il faut retrouver la facture de restaurant d’il y a 4 ans dans un mélimelo de milliers de fichiers. J’utilise donc des folders et des dates sur mes noms de fichiers. Archaïque mais fonctionnel… ;-)

    En espérant cela utile.

    • Merci, Farid, pour ton commentaire. Évidemment, il y a des documents que nous devons conserver. Par contre, la copie numérique est extrêmement en cas de sinistre. Pour ce qui est des factures de restos. Je te dirais qu’elles sont encore plus difficiles à trouver dans un classeur classique

  3. Encrypter ses infos sur des sites comme google ne serait pas mieux… sinon ils vont tout lire… Qu’est ce que tu en pense?

  4. Jetez les originaux ? 1) est-ce prudent 2) N’y-a-t’il pas une obligation légale à conserver certains documents sous la forme papier ?

      • Il y a à ce sujet un rien de provocation dans ton titre. J’ai dans un premier temps zappé l’article parce que je n’y crois pas. Dans pas mal de cas le fichier numérique n’est pas accepté et au contraire l’original est exigé.

        Dans l’idéal il faudrait pouvoir numérisé et garder la trace papier (double travail) en cas d’incendie.

        • Bonjour Christian,

          Tout à fait, le titre est volontairement provocateur. Tu as tout à fait raison. Dans plusieurs cas l’original est exigé. Cependant, pour plusieurs documents tels que les notes de restos et coupon de caisse qui utilisent du papier thermique, la copie numérique est essentielle.

  5. Bonsoir,
    L’idée est bonne mais, Il y a quelques temps, un journaliste à perdu plusieurs années de données personnelles et professionnelles après tout avoir transféré sur, il me semble Google. Impossible de récupérer quoi que ce soit.
    Aucune explication ne lui a été donné et pas d’excuses bien sûr ! Alors il vaut largement mieux prendre un coffre fort du type de celui proposé par la poste. C’est gratuit pour une volumétrie déjà conséquente et accessible de partout.

    • Tout à fait, il s’agit de Mat Honan et son article s’intitule « How Apple and Amazon Security Flaws Led to My Epic Hacking ». Comme je le mentionne dans ce billet, la sécurité est un enjeu important. C’est pour cela qu’il faut activé la double authentification (two-factor authentication). D’ailleurs, Mat Honan mentionne dans son article qu’il n’avait activé la double authentification. http://www.wired.com/gadgetlab.....cking/all/

  6. Bonsoir,

    Merci pour cet article qui va dans le sens de ma réflexion, que c’est casse pieds de classer les papiers surtout en 2014.

    Personnellement, j’ai bien tenté sous Evernote ou Drive (avec ScanDrop et un scanner Epson), mais au lieu de diminuer le temps de classement c’est encore plus laborieux. Du coup j’ai abandonné cette option.

    J’avais découvert avec un grand bonheur Greenbureau qui permet de récupérer presque toutes les factures (électricité, mutuelle, gaz, eaux, téléphone, internet, caf…) automatiquement.

    Mais il y a quelques jours j’ai découvert MoneyDoc qui fait la même chose mais relie en plus avec les comptes bancaire et les écritures.

    Juste le truc idéal dont je rêve depuis déjà quelques années, et mes premier tests sont tops.

    Il y a quelques améliorations à faire selon moi ; du type graphisme, améliorer les tickets de support, solution un peu trop chère selon moi (on arrive vite vers l’offre à 9,90/mois), mais vue ce qui est déjà pensé je suis plutôt confiant sur la capacité des dév.

    il y a aussi une possibilité d’exporter en excel pour les ecriture et en pdf pour les documents. Le trucs qui serait juste génial, c’est la possibilité d’activer une sauvegarde automatique (mensuel par exemple) qui exporterait l’intégralité des écritures bancaire et documents dans un compte Evernote, Drive, Dropbox…

    Denis

  7. Dans la même veine, on cherche une solution pour numériser les factures mais avec une solution pour tous nos employés à travers le pays. On souhaite éliminer papier et envoi postaux. On a le systeme ADP de paie et on considère Expensify qui est compatible pour effectuer les paiements et disponible sur toutes les plateformes, même bby. Avez-vous déjà évalué l’outil ou eut des commentaires ?

  8. Le problème de scanner avec un téléphone c’est soit on le fait sans flash et on a les reflets ou une légère ombre, soit avec flash et c’est ultra blanc…

    Petite question également : gardez-vous un scan en couleurs, en nuances de gris ou juste en noir et blanc ? avec quel dpi ? (200-300 ou plus ? ).

    Pour le moment j’utilise un renommage des fichiers : 20140214 – nomdufichier.jpg et ce, réparti dans des sous-dossiers. Mais grâce aux tags de Mavericks, on a encore plus de possibilité de référencement… Bref, tellement de possibilités mais laquelle est la meilleure :)

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