Il existe de nombreux services de stockage en ligne. Ceux-ci vous permettent de rapidement partager des fichiers avec vos amis ou collègues. Bien qu’utiles, ces services peuvent dans bien des cas ne pas s’avérer être la bonne solution de partage et d’échange. Si vous cherchez une solution collaborative offrant plus de fonctionnalités, je vous suggère plutôt l’utilisation d’outils qui permettent une synchronisation automatique de vos fichiers et dossiers vers plusieurs ordinateurs.
Que ce soit pour partager des fichiers entre collègues, créer une sauvegarde ou accéder à des dossiers en tout temps même si vous êtes à l’étranger, les services qui synchroniseront vos fichiers offrent plus de flexibilité qu’un simple service de stockage en ligne. Il existe plusieurs applications Web qui permettent la synchronisation automatique. J’en ai retenu cinq qui offrent pour la plupart des comptes de base gratuits.
1- Live Mesh est un nouveau service offert par Microsoft. Il vous permet de synchroniser automatiquement certains répertoires de votre disque dur entre plusieurs ordinateurs ou encore uniquement sur le Web. Il est donc possible de déterminer qu’un répertoire se synchronisera uniquement sur le Web et que d’autres se synchroniseront entre votre ordinateur A et votre ordinateur B. Live Mesh vous permet aussi de partager ces dossiers avec des collègues ou amis. Lorsque vous invitez de nouveaux membres sur l’un de vos dossiers partagés, Mesh vous offre trois niveaux de permission.
Vous pouvez inviter des membres comme propriétaires, contributeurs ou lecteurs. Mesh est l’un des services de synchronisation qui offrent le plus d’espace dans sa version gratuite. Chaque compte dispose de 5Gigas d’espace disque. Aucune version payante offrant plus d’espace n’est actuellement disponible. Mesh synchronise des ordinateurs Windows et Mac, une version Windows Mobile devrait être disponible sous peu.
2- DropBox diffère dans son approche. Ici, il est impossible de sélectionner l’un de vos répertoires pour le synchroniser sur DropBox. Tout ce qui se synchronise sur ce service doit nécessairement se trouver sur le répertoire DropBox. Cette contrainte est tout de même atténuée par la qualité de ce service. Plusieurs fonctions avancées telles que la possibilité de revenir sur une version précédente d’un document et le partage de dossiers ou documents sont offertes dans la version gratuite.
À mon avis, c’est sans aucun doute le service de synchronisation le plus simple à utiliser. Il est possible d’inviter des collaborateurs sur vos répertoires, cependant aucun niveau de permission n’est possible. DropBox est le seul service présenté ici qui vous permet de générer un lien URL pour l’un de vos fichiers. Vous pouvez donc transmettre ce lien à vos contacts qui pourront par la suite télécharger le fichier facilement. Dropbox synchronise des ordinateurs Mac, Windows et Linux. Chaque compte dispose de 2Gigas d’espace disque gratuit. Vous pouvez acheter de l’espace supplémentaire si vous le désirez.
3- SugarSync a une approche qui ressemble à celle de Mesh. Vous pouvez sélectionner les dossiers qui seront synchronisés entre vos différents ordinateurs. Le choix des dossiers synchronisés n’est pas aussi intuitif que sur Live Mesh, mais le résultat est le même. L’interface est bien construite et permet d’identifier rapidement vos répertoires et fichiers. SugarSync est le seul pour l’instant à offrir l’accès aux données depuis un Smartphone. L’entreprise propose même une application iPhone qui vous permet d’ouvrir des documents de la suite Microsoft Office et d’écouter en temps réel les fichiers MP3 stockés sur votre espace. SugarSync est disponible en version Mac, Windows, iPhone et
Windows Mobile. Il n’y a pas de version gratuite, mais vous pouvez essayer le service gratuitement pour une période de 45 jours.
4- syncplicity est à mon avis moins intéressant que les trois autres services de synchronisation que je vous ai présentés. Il n’est pour l’instant disponible qu’en version Windows. Si j’en parle ici, c’est qu’il offre deux fonctionnalités qui n’existe pas sur tous les autres. Lorsque vous cliquez sur l’icône dans le coin droit de votre document présent sur l’interface Web de syncplicity, vous pouvez afficher le document dans iScribd Paper. Donc, si vous accédez à vos documents depuis le Web, il est possible de les afficher sans utiliser d’application particulière.
Vous pouvez aussi modifier un document. Une intégration avec les applications de Zoho vous permet d’ouvrir les documents Word, Excel et PowerPoint automatiquement. Une fois que vous avez modifié votre document, il sera automatiquement enregistré sur votre espace syncplicity. Cette application est uniquement disponible en version Windows. Le compte gratuit vous offre 2Gigas d’espace.
5- Le dernier service que je vous présente se nomme spideroak. Comme DropBox, il est disponible en version Mac, Windows et Linux. Le partage de fichiers se fait par l’entremise de ce qui est nommé les ShareRooms. Ce sont des dossiers virtuels dans lesquels vous pouvez déposer les fichiers qui sont en partage. Cette application est intéressante, mais demande plus de configuration que DropBox ou Mesh. La version gratuite offre 2Gigas d’espace.
Si vous décidez d’utiliser un service de stockage et de synchronisation en ligne, je vous suggère d’en tester au moins deux. De mon côté, les deux services que je préfère sont Mesh et DropBox. Le premier pour sa flexibilité et son potentiel à venir et le second pour sa mise en route et son utilisation intuitive. Si vous possédez plus d’un ordinateur à la maison ou au bureau et si vous êtes appelé à échanger ou travailler sur des documents en équipe, vous apprécierez l’utilisation de ce type de service.
Benoit Descary
Liens:
Mesh: https://www.mesh.com
DropBox: https://www.getdropbox.com
SugarSync: http://www.sugarsync.com
syncplicity: https://my.syncplicity.com
Spideroak: https://spideroak.com