L’organisation d’une réunion est souvent un casse-tête, vous envoyez une demande de rendez-vous qui est par la suite modifiée pour qu’elle convienne à tous les participants. Une nouvelle fonctionnalité sur Google Agenda qui se nomme «Sneak preview», vous permet d’apercevoir la disponibilité des contacts que vous invitez à une réunion dans un calendrier qui apparaît au-dessous du détail de l’événement.
Lorsque vous créez un nouvel événement, cliquez sur «modifier les détails de l’événement». À cet endroit vous avez comme d’habitude accès au formulaire qui permet d’ajouter de l’information ou des documents Google Documents à votre rendez-vous. Au-dessous du formulaire, vous trouverez un calendrier.
Si vous ajoutez des invités à votre événement, leur calendrier apparaîtra à droite du vôtre. Vous pourrez ainsi sélectionner une plage horaire ou tous les participants à votre réunion sont disponibles. Évidemment, vos collaborateurs doivent impérativement utiliser Google Agenda et partager leur calendrier avec vous pour que vous ayez accès à l’information.
Cette fonctionnalité n’est pas encore déployée sur tous les comptes de Google Agenda. De plus, elle est pour l’instant uniquement disponible sur la version américaine (US). Pour l’activer, basculer sur la version anglaise (US), créez un rendez-vous. Vous devriez apercevoir une fenêtre qui vous mentionne que vous avez accès à la fonctionnalité «Sneak preview». Vous pouvez ensuite revenir à la version française de Google Agenda. «Sneak preview» sera certainement très utile pour ceux qui utilisent Google Apps.
Benoit Descary